Образец отказного письма: как правильно оформить документ?

Отказное письмо — это важный документ, который подтверждает, что продукция не требует обязательной сертификации или декларирования в соответствии с действующими стандартами и нормативами. Центр сертификации Ростест Сибирь готов предоставить вам полезную информацию о том, как оформить отказное письмо и какие данные оно должно содержать. В этом материале мы расскажем, как выглядит образец отказного письма, а также приведем подробное руководство по его правильному оформлению.

Что такое отказное письмо?

Определение отказного письма

Отказное письмо — это официальное письмо, выданное аккредитованным сертификационным центром, которое подтверждает, что конкретный товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию. Это письмо является документом, удостоверяющим, что продукция соответствует нормативам, не требующим дополнительных подтверждений качества через сертификаты или декларации.

Кому необходимо отказное письмо?

Отказные письма могут понадобиться предпринимателям и организациям, которые занимаются торговлей продукцией, не подлежащей обязательной сертификации. Это может включать:

• Продавцов на маркетплейсах (Wildberries, Ozon и других);
• Производителей и дистрибьюторов различных товаров (например, текстильных изделий, сувениров, канцелярии);
• Компании, занимающиеся импортом и экспортом продукции, которая не требует сертификации или декларирования.

Образец отказного письма

Структура отказного письма

Отказное письмо имеет стандартную структуру, которая может варьироваться в зависимости от требований сертификационного центра. Однако есть несколько обязательных элементов, которые должны присутствовать в каждом документе:

1. Заголовок:

   • Название документа: "Отказное письмо".
   • Указывается наименование сертификационного центра, выдавшего письмо.

2. Информация о заявителе:

   • Наименование компании или ФИО индивидуального предпринимателя.
   • ИНН, ОГРН и контактные данные.

3. Информация о товаре:

   • Название и описание продукции, на которую выдается отказное письмо.
   • Код ТН ВЭД или ОКПД 2 (для классификации товара).

4. Обоснование:

   • Ссылка на нормативные акты, которые подтверждают, что товар не подлежит обязательной сертификации.
   • Указание, что продукция соответствует техническим регламентам и не требует декларации или сертификата.

5. Действие документа:

   • Указание срока действия отказного письма (если оно ограничено по времени).
   • Подпись уполномоченного лица и печать сертификационного центра.

6. Дата и номер документа:

   • Дата составления письма.
   • Исходящий номер письма для учета в сертификационном центре.

ОТКАЗНОЕ ПИСЬМО Ростест Сибирь Аккредитованный сертификационный центр № 12345 от 01.01.2024 ООО «Примерная Компания» ИНН 1234567890 ОГРН 9876543210 Адрес: г. Казань, ул. Примерная, д. 10

В отношении товара:

- Товар: Канцелярский набор для детей

- Код ТН ВЭД: 392690

- Описание: Набор для рисования, состоящий из пластиковых стержней и мелков. На основании анализа товарной документации и в соответствии с нормативными актами Российской Федерации, сообщаем, что продукция, указанная выше, не подлежит обязательной сертификации или декларированию. Продукция соответствует действующим требованиям Технических регламентов Таможенного союза.

Срок действия отказного письма: бессрочно.

Дата: 01.01.2024 Подпись: ____________ / Иванов И.И. Печать: Ростест Сибирь

Как оформить отказное письмо?

Этапы оформления отказного письма

1. Определите, нужно ли вам отказное письмо: Прежде чем начинать процесс оформления отказного письма, убедитесь, что ваша продукция не подлежит обязательной сертификации. Это можно сделать, проверив перечни товаров, которые необходимо сертифицировать, или обратившись за консультацией к специалистам сертификационного центра.

2. Подготовьте документы: Для оформления отказного письма вам потребуется предоставить несколько документов:

   • Заявление на оформление отказного письма (форму можно получить в сертификационном центре).
   • Информация о товаре (описание, технические характеристики, коды ТН ВЭД или ОКПД 2).
   • Копия учредительных документов компании или ИНН индивидуального предпринимателя.

3. Обратитесь в аккредитованный сертификационный центр: Важно, чтобы отказное письмо было выдано только аккредитованным сертификационным центром. Список таких организаций можно найти в реестре Росаккредитации.

4. Получите отказное письмо: После проверки поданных документов сертификационный центр выдаст вам отказное письмо. Обычно этот процесс занимает несколько рабочих дней.

Почему важно правильно оформлять отказное письмо?

Снижение рисков

Ошибки в отказном письме могут привести к его отклонению, что замедлит процесс работы с товаром на маркетплейсах или в рамках внешней торговли. При оформлении отказного письма важно тщательно следовать всем требованиям, чтобы избежать возможных штрафов и блокировки продукции.

Защита бизнеса

Правильно оформленное отказное письмо служит подтверждением того, что продукция соответствует законодательству, и защищает вас от возможных претензий со стороны контролирующих органов и торговых площадок.

Упрощение взаимодействия с партнерами

Отказное письмо также может быть полезным при работе с партнерами и клиентами. Оно подтверждает легальность продукции и помогает наладить доверительные отношения.

Сроки действия отказного письма

Отказное письмо может иметь как ограниченный срок действия (обычно один год), так и бессрочный срок, если в перечень обязательной сертификации продукция не входит. Важно отслеживать изменения в законодательстве, поскольку, если товар будет внесен в перечень обязательной сертификации, отказное письмо утратит свою силу, и потребуется получить новые документы.

Заключение

Отказное письмо — это ключевой документ для подтверждения того, что товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию. Оно необходимо для работы с торговыми площадками, а также для успешной реализации продукции в разных сферах бизнеса. Обращайтесь в Центр сертификации Ростест Сибирь для получения профессиональной помощи в оформлении отказного письма. Мы готовы предоставить вам квалифицированную консультацию и помощь на всех этапах оформления документа.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли оформить отказное письмо для каждого товара?

Да, отказное письмо оформляется для каждого вида продукции, который не подлежит обязательной сертификации. Однако один документ может покрывать несколько товаров одной категории.

Как долго действует отказное письмо?

Отказное письмо обычно действует один год, если не указано иное. В некоторых случаях оно может быть бессрочным, но в этом случае следует следить за изменениями в законодательстве.

Где можно получить отказное письмо?

Отказное письмо можно получить в любом аккредитованном сертификационном центре. Список таких центров можно найти в реестре Росаккредитации.

ПОДЕЛИТЬСЯ Задать вопрос